Seit vielen Jahren bin ich mit Nonprofit Organisationen unterwegs. Dabei coache, begleite und berate ich vor allem Verantwortliche und Leitungsteams. Das ist ein Privileg und selbst lerne ich immer weiter dazu. Heike, meine Frau und ich sind gerade mit dem Leitungsteam einer Jugendorganisation unterwegs. Aktuell arbeiten wir an Fragen, die viele Organisationen, Unternehmen und auch Kirchen beschäftigen.

• Was ist eine sinnvolle Struktur?
• Welche Rollen sind zu vergeben?
• Wer ist für was zuständig?
• Wie sehen die Entscheidungswege aus?
• Wer entscheidet?
• Wer muss über was im Bilde sein und bleiben?
• …

Diese, und weitere Fragen sind für eine konstruktive Zusammenarbeit zu klären. Gute Fragen! Wenn die passenden Antworten gefunden werden, läuft es rund. Wenn nicht, steht das Team vor mancher Herausforderung. Also, alles ganz normal …

In diesen Prozessen arbeiten wir an Fragen der Struktur und auch der Kultur. Die Rolle der einzelnen Persönlichkeiten mit ihren Bedürfnissen, spielen auch keine zu unterschätzende Rolle in Teams, die etwas bewegen. Wir berühren sachliche Ebenen, die etwas „unverfänglicher“ sein können, kommen über die Kultur in durchaus anspruchsvolle Gewässer und dann wird es immer „persönlicher“. Denn die Dinge sind ja oft nicht so, wie sie sachlich sind, sonder so, wie wir sind.

Einige aus dem Leitungsteam, mit dem wir gerade arbeiten, haben viel Führungserfahrung, sind echte Führungsprofis. Auf der Suche, welches Werkzeug ihnen in ihrem Prozess helfen kann, ist die RACI-Matrix (auch Diagramm, RACI-Chart, Verantwortlichkeitsmatrix oder Responsibility Assignment Matrix (RAM) genannt), zur Sprache gekommen. Spannend. Ich habe mit der Matrix noch keine eigene Erfahrung.

Also habe ich direkt meinen Schreibblock gezückt und mitgeschrieben. Lernen ist super. Wann immer. Von wem immer. Wo immer. Und im Anschluss bin ich in die Recherche zu der Matrix eingestiegen. Hier erste Punkte …

RACI-Matrix

Mit RACI wird eine Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten bezeichnet. Der Name leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted, Informed ab.

Mit den RACI-Matrx können die Verantwortlichkeiten aller in einem Prozess/Projekt eingebundenen und beteiligten Personen schnell, einfach und übersichtlich analysiert, aufgezeigt und festgelegt werden. Wo das geschieht, ist ein reibungsloseres gemeinsames Arbeiten als Teams möglich.

Diese Methode findet in Organisationen Anwendung die beschreiben wollen, welche Rolle für welche Aktivitäten verantwortlich ist und welche weiteren Rollen darüber hinaus zu beteiligen sind. Das schafft Klarheit. Und Klarheit ist eine der fünf Kernaufgaben einer Führungskraft. Also, die Matrix verspricht einen guten Nutzen.

Der Nutzen der Methode?

Im Team, aber auch für den Einzelnen entsteht Klarheit: wer ist für was zuständig, was von wem erwartet wird und was nicht. Missverständnisse und Konflikte im Team reduzieren sich. Aber auch den Delegationsprozess klarer zu gestalten.

Brauchen das nur komplexere Systeme und Organisationen? Ich denke, dass das auch in vielen kleinen Kirchen und Gemeinden, Gruppen, Initiativen …, sehr helfen kann. Warum? Weil man nicht nur lange über eine Sache spricht, sondern sie „so auf die Straße bringt!“

Die vier Rollen in einer RACI-Matrix:

Klären wir erst einmal die Begriffe in ihrer Bedeutung, die das Akronym RACI bilden:

Responsible (die operativ zuständige Person): Diese Person „R“ ist zuständig für die operative (lat. unmittelbar wirksam, ins Werk setzen) Durchführung der Aufgabe. Entweder in dem sie das selbst erledigt, oder die Aufgabe in der Folge an weitere Personen oder ein Team delegiert.

Accountable (die verantwortliche Person): Dieser Person „A“ obliegt die Verantwortung, genauer die Gesamtverantwortung. verantwortlich im Sinne von „genehmigen“, „billigen“ oder „unterschreiben“. Sie ist im rechtlichen oder kaufmännischen Sinne die Person, die die Verantwortung trägt. 

Consulted (beratende Konsultation): Diese Person(en) „C“ müssen von der durchführenden Person „R“ eingebunden werden, da sie möglicherweise relevante Informationen besitzen und beisteuern können, die gegebenenfalls für eine reibungslose Umsetzung erforderlich sind. Oft sind das Personen aus Stabsstellen in der Organisation. Stabsstellen haben keinen Entscheidungsauftrag.

Informed (zu benachrichtigen): Dies sind alle weiteren Personen „I“, die über den Verlauf der Aufgabe bzw. das Ergebnis des Prozesses informiert werden sollen. Sie haben ein Informationsrecht! Die Berechtigung, Informationen über den Verlauf bzw. das Ergebnis der Tätigkeit zu erhalten oder die Berechtigung, Auskunft zu erhalten.

In der Praxis ist es so, dass pro Aktivität nur eine Person (Rolle) accountable ist. Dagegen können mehrere Personen bei einer Aktivität responisble, consulted oder informed eingetragen sein. Ebenso ist es möglich, dass eine Person für eine Aktivität gleichzeitig accountable und responsible ist.

Ich habe ein einfaches Schaubild bei Wikipedia gefunden, dass anhand einer Autoreparatur die RACI-Matrix erklärt:

In Gemeinden, Gruppen …?

Die Matrix kann auch in Kirchen und Gemeinden, in Jugendgruppen, Projekten … sehr nützlich sein. Ich habe einmal eine Beispiel-Matrix mir in Excel angelegt, um etwas damit zu experimentieren und meine Fragen, die sich daraus für mich ergeben, noch besser fassen zu können. Wer mag, kann die Excel-Datei hier mit einem Klick downloaden:

Und hochkomplexe Prozesse?

In hochkomplexen Prozessen wird das Ganze natürlich deutlich anspruchsvoller. Aber auch das ist wohl gut möglich. Wen das interessiert, der kann mal einen Blick auf die ITIL RACI-Matrix Lösung werfen.

Erweiterungen der RACI-Matrix

Es gibt auch Erweiterungen, die auf der Grundlage der RACI-Matrix aufbauen, was aber für „normale Anwender“ im NonProfit Bereich eher weniger interessant ist. Hier ein Beispiel der IPCARSED-Matrix. Sie ist eine Erweiterung der klassischen RACI-Matrix und besteht aus den folgenden Verantwortlichkeiten:

• I steht für Initiation
• P steht für Preparation
• C steht für Check/ Consultation
• A steht für Approval
• R steht für Release
• S steht für Supervision
• E steht für Execution
• D steht für Distribution

Ich bleibe da mal weiter dran und bin gespannt, wie die Jugendorganisation davon profitiert und was ich gleichzeitig für die Viva Kirche in Mannheim lernen kann.

Habt ihr Erfahrungen damit?