Wie komme ich zu einer sinnvollen Tagesplanung?

calendar-1232802_640Alle, die ihren Tag selbst planen müssen, stehen vor dieser Frage. Wer sich selbst managen muss, ist echt herausgefordert. Selbstleitung ist die schwierigste Leitungsaufgabe behaupten viele Fachleute. Seinen Tag gut planen zu können, Prioritäten, Termine, Projekte „übereinander“ zu bekommen ist anspruchsvoll. Wenn Kollegen, Kunden, Gemeindeleute … mit ihren Ansprüchen noch dazu kommen, kann es knifflig werden. Sieben Grundsätze helfen in der effektiven Tagesplanung:

Sieben Tipps für eine effektive Tagesplanung

Der bekannte Fachmann Jürgen Kurz gibt sieben Tipps:

Nr. 1: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den nächsten Tag zu planen, bevor Sie das Büro verlassen.

Das dauert nur wenige Minuten, gibt aber dem nächsten Tag einen guten und sicheren Rahmen. Die schöpferische Kraft unseres Unterbewusstseins beginnt für uns zu arbeiten, meint Kurz. Auf alle Fälle kann man mit klaren Vorstellungen, konzentriert und motiviert in den neuen Tag starten.

Nr. 2: Schätzen sie den Zeitbedarf und setzen sie Zeitlimits.

Also mit „Budgets“ arbeiten. Dabei hilft die ALPEN Methode, die ich hier vorgestellt habe. Weil viele von uns den echten Zeitaufwand unterschätzen, sollte unsere Annahme mit dem Faktor 1.5 multipliziert werden, sagt der Fachmann. Auf alle Fälle sollen aus den Aufgaben der to do Liste konkrete Zeitblöcke im Kalender werden!

Nr. 3: Verplanen Sie nicht den ganzen Tag (60:40-Regel)

Leichter gesagt als getan! Und dennoch wahr. Ohne Pufferzeiten bringen wir uns in Bedrängnis. Weniger ist immer mehr!!! Wir lernen: es muss wesentlich mehr delegiert werden. Am besten lernt man einen effektiven Umgang mit dem Wort NEIN 🙂

Nr. 4: Geben Sie Ihrem Tag eine grobe Struktur.

Gleichartige Aufgaben zusammenfassen, Arbeits- und Zeitblöcke bilden. Ich habe am Dienstag den primären Besprechungstag. Vormittags kann ich den Rest der Woche besonders gut zur Vorbereitung und inhaltlichen Arbeit nutzen. Ab 11.00 h sind Gespräche zu planen. Geht alles nicht immer. Aber öfter als gedacht.

Nr. 5: Lassen Sie sich nicht durch eMails ablenken

Auch eMails müssen in Blöcken bearbeitet werden. Gilt auch für Kurznachrichten, SMS, WhatsApp … Das braucht eine strenge Disziplin. Abschalten wird von den Fachleuten empfohlen! Ist sicher auch nicht für alle Berufsgruppen und Situationen möglich. Aber auch hier gilt: es ist häufiger möglich als gedacht!

Nr. 6: Fokussieren Sie Ihre Kraft konsequent auf Ihre Prioritäten

Was ist die Prio für diesen Tag?  Jürgen Kurz schlägt vor, diese Frage zu stellen. „Wenn ich heute nur eine Aufgabe bewältigen könnte, welche müsste das sein?“ Gute Frage. Ich habe für mich 4 Grundprios beruflich geklärt, die meine Zeit ausmachen. Zu allen anderen Dingen sage ich direkt NEIN. Mein Wochentage haben Schwerpunkte in den Prios usw. Ein Geheimnis der Effektivität. Nach Fredmund Malik gehört die „Konzentration auf Weniges“ zu den Grundsätzen effektiver Führung!

Nr. 7: Beginnen, bewältigen und beenden Sie den Tag positiv

Unsere innere Einstellung spielt eine große Rolle im erfolgreichen Alltag. Christen haben allen Grund eine gelassene, positive und erwartungsvolle Grundeinstellung zu haben. Römer 8, 28 – 39 fasst die Gründe zusammen.

Hier geht es zu den weiteren Ausführungen von Jürgen Kurz zu dem Thema. Hier ist die Adresse im Internet, über die man noch viel mehr von dem Experten profitieren kann.

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