WERKZEUGKISTE für LEITER (6) : Realistisch planen

(c) Lothar Krauss

(c) Lothar Krauss

Realistisch seine Projekte und seinen Tag zu planen, dabei selbstbestimmt bleiben und sich nicht unter Druck setzen zu lassen ist ein Ideal für viele Verantwortliche. Was in der Theorie recht klar erscheint, wächst sich in der Praxis oft zu einer großen Herausforderung aus. Nur wenige kommen damit wirklich klar.

Ein erster Schritt …

Ein erster Schritt auf diesem Weg kann  eine realistische Einschätzung der Aufgaben sein, die es zu bewältigen gilt. Wie viel Kraft braucht das Projekt, wie lange wird es tatsächlich dauern, bis die Aufgabe erledigt ist. Die realistische Einschätzung ist immer der Startpunkt für eine gute Planung. Oder vielleicht für ein klares, konsequentes NEIN, obwohl die Aufgabe sehr reizvoll ist. (Ein NEIN ist immer noch ein sehr wirksames „Planungsinstrument“) Wie kommt man also zu so einer angemessenen Einschätzung? Die ALPEN Methode ist eine gute Möglichkeit.

Was ist die ALPEN Methode?

Diese Methode (nach Lothar J. Seiwert) braucht nur wenige Minuten pro Tag, um schriftlich die anstehenden Aufgaben mit der verfügbaren Zeit in Einklang zu bringen. Man sollte auch gleich Zeit für Entspannung mit einplanen!

Die fünf Elemente sind

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle
AUFGABEN, Aktivitäten und Termine notieren
Schriftlich ist verbindlich! Notiere (Computer, Tablet, Zeitplanbuch …) alle Aktivitäten, Termine, Treffen, Aufgaben, Telefonate, Mails … die an einem Tag zu erledigen sind. Dazu gehören auch: Unerledigtes vom Vortag und wiederkehrende Routineaufgaben. Ich nutze dazu gerne meine systemübergreifende „to-do“ Software.
LÄNGE der Aktivitäten
Schätze grob den Zeitbedarf, den die Aktivitäten und Termine in Anspruch nehmen könnten, ein. Es hilft wenn man sich zwingt, die gewählten Vorgaben einzuhalten. Menschen arbeiten konzentrierter und blocken Störungen besser ab, wenn sie ihre Aufgabe in einer bestimmten Zeit erledigen müssen.
PUFFER reservieren
Das ist sehr wichtig wenn man selbst plant: Maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen! Nur wer sich nicht restlos verplant, kann atmen und behält seine Leistungsfähigkeit. Es macht daher Sinn, wenn man 20 Prozent für Unerwartetes, also unvorhergesehene Termine und Störungen, einkalkuliert. Nochmals 20 Prozent Puffer geben sich Profis für spontane soziale Aktivitäten, etwa kleine Entspannungsphasen mit Kollegen im Small-Talk, beim Kaffee … Wenn der Puffer zu wenig beachtet wird, entsteht schnell Druck!
ENTSCHEIDUNGEN treffen
Die meisten Leute haben die Gewohnheit, mehr als 60 Prozent ihrer Arbeitszeit zu verplanen. Das kann auf Dauer nicht gut gehen. Es ist ratsam, der schier unendlichen To-do-Liste auf den Leib zu rücken, indem Prioritäten gesetzt werden. Delegieren, was sinnvoll und auch delegierbar ist! Der Rest muss verschoben, komplett gestrichen oder – wenn nicht anders möglich – in Überstunden erledigt werden. NEIN sagen ist – wie schon erwähnt – das effektivste Zeitmanagementwerkzeug! Das Wort wirkt Wunder!!!
NACHKONTROLLE
Bei der Tagesplanung sollte man die durchschnittliche Tagesleistungskurve (s. Videolink unten) beachten. Geistig anspruchsvolle Dinge erledigt man am besten im Leistungshoch. Es ist eine Fähigkeit der Selbstleitung, wenn man seinen eigenen Kurvenverlauf kennt und die Aufgaben entsprechend danach organisiert.
http://www.youtube.com/watch?v=ApuPxZHRNlk

Vor- und Nachteile

    • Tägliche Planungszeit: Wenige Minuten, am besten am Vorabend!
    • Die Methode ist einfach umsetzbar
    • Guter Überblick über alle Aufgaben, Termine. Mögliche Unterteilung:
      • Prioritäten
      • Zeitaufwand
      • Art der Aufgabe
    • Man kann morgens sofort konzentriert loslegen
    • Man ist gegen seine Zeitdiebe, wie Störungen von aussen oder der eigenen Unlust, besser gewappnet.
    • Mehraufwand muss geleistet werden.

Arbeitsblatt

Hier kann das Arbeitsblatt zur Planung als Download abgerufen werden.

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