Werkzeugkiste für Leiter (4) : Richtig delegieren

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„Demotivation by Delegation“? Eigentlich ist es richtig gut, wenn man als Verantwortlicher delegiert. Aber wie delegiert man, dass am Ende nicht eine Schar frustrierter Leute zurückbleibt? Gar nicht so einfach, wie es viele durch eigene Erfahrung im Beruf, der Familie, Kirche, Verein … aus erster Hand wissen! Wer aber richtig delegiert, der motiviert, inspiriert und qualifiziert!

Der Nutzen

Def. delegieren: lat. delegare: „hinschicken, anvertrauen, übertragen“

Führung durch Delegation hat zwei Vorteile:

  1. Es entlastet die Führungskraft!
  2. Es stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und motiviert.

Die Fehler

Vorausgesetzt, man delegiert richtig! Welche typischen Fehler gibt es beim Delegieren?

  • Keine richtige oder vollständige Information
  • Kein gleichzeitiger Zugang zu den erforderlichen Ressourcen, Kompetenzen, Vollmachten
  • Die Mitarbeitenden werden überschätzt: Ihnen fehlt die nötige Kompetenz, um die Aufgabe in eigener Verantwortung zu bewältigen.
  • Die Führungskraft kontrolliert zu stark, zu eng, zu skeptisch.
  • Die Aufgabe ist sinnlos. (Das kann eine Taktik von Führungskräften sein, um aufstrebende Mitarbeiter zu entnerven, schön in dieser Kolumne spitz nachgezeichnet.)
  • Eine Aufgabe als „angenehm“ verkaufen, obwohl sie es nicht ist.
  • Aufgaben abwälzen!, während die Führungskraft sich nur die „Leckerbissen“ herauspickt.
  • Eine nicht fertig durchdachte, beschlossene … Aufgabe delegieren.

Richtig delegieren!

Wann delegieren?

Eine Aufgabe ist dann sinnvoll zu delegieren, wenn …

  • … sie abgrenzbar ist (konkrete Aufgabe).
  • … wenn der Mitarbeiter dafür kompetent ist.
  • … oder schnell die Kompetenz sich aneignen kann.
  • … wenn gleichzeitig alle erforderlichen Ressourcen verfügbar gemacht werden können (auch die ZEIT! dafür).
  • … wenn für die Aufgabe nicht nur der Job, sondern auch die Verantwortung und Handlungskompetenz delegiert werden kann.
  • … wenn die Aufgabe eine Begrenzung hat.
  • … wenn ein konkretes Ergebnis erzielbar ist.

An wen delegieren?

  • Der die Fähigkeiten hat, diese Aufgabe angemessen zu erledigen.
  • Der die Fachkenntnisse, Fähigkeiten … sich schnell u. zeitnah erwerben kann.
  • Der die notwendige Erfahrung mitbringt, ggf. die wichtigen Kontakte hat oder knüpfen kann.
  • Der selbstständig die delegierte Aufgabe erledigen kann.
  • Der – je nach Bedarf – in der Lage ist, das entsprechende Team zusammen zu stellen.

Wie delegieren?

  1. Einweisung. (Informationsgespräch, Briefing …) Kurz, knapp, konkret – alle nötigen Infos geben, Rückfragen hören u. klären.
  2. Präzisen Rahmen setzen: Was, wann, was nicht … Zeitrahmen, Ergebnisqualität, Kontrolle, Bewertung am Ende. Wie ist alles gedacht, wie wird es gecheckt? Termine. – Mitarbeiter können in der Regel nicht die Gedanken der Führungskraft lesen!
  3. Notausgang ausschildern: Was macht der Mitarbeiter, wenn Probleme auftreten, wenn neue Absprachen nötig werden, unerwartete Entwicklungen eintreten oder er/sie sonst Hilfe braucht?
  4. Mitarbeiter angemessen behandeln: Neuere Mitarbeiter: Ein sinnvoll engeres Netz an „Meilensteinen“ (Kontrollterminen) setzen, um den Fortgang im Auge zu behalten und den Mitarbeiter so zu unterstützen, dass ein Erfolg möglich wird. Bewährte Mitarbeiter: Ein weiteres Netz von „Meilensteinen“ setzen, um die bewährte Kraft nicht zu „gängeln“, zu frustrieren, zu bremsen. Die berechtigte (Erfahrung, Bewährung) Eigenverantwortung abschätzen und ermöglichen!
  5. Schriftliche Vereinbarung: Was schriftlich ist, ist verbindlich. Hilft zu klären, dass man sich richtig verstanden hat. Ein Protokoll, dass z.B. die Person, an die delegiert wird, anfertigt, hilft der Führungskraft zu sehen, ob sie klar genug delegiert hat.

Das ARBEITSBLATT für die richtige DELEGATION kann hier: 05_Richtig delegieren geladen werden.

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3 Antworten zu Werkzeugkiste für Leiter (4) : Richtig delegieren

  1. Frank schreibt:

    Wieder richtig klasse und praktisch, lieber Lothar!
    Frank

  2. Pingback: WERKZEUGKISTE für LEITER (6) : Realistisch planen | DER LEITERBLOG

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