Richtig delegieren! Wie geht das?

Eine Führungskraft sollte gut delegieren können, das ist eine Binsenweisheit! Warum? Weil sie so, und nur so, sich ganz auf das fokussiert, was nur sie tun kann. Und das macht ja Sinn. Aber richtig delegieren ist nicht einfach. Um ganz offen zu sein: es kann richtig schwer sein besonders für die von uns, die ihre Aufgaben sehr gerne und auch richtig gut erledigen. Warum? Weil das Gute oft der Feind vom Besten ist. Wie geht das, richtig delegieren?

»Ich habe zu viele Verantwortlichkeiten, zu viele Themen, Termine. Mir fehlt die Zeit, um zu delegieren. Und außerdem bin ich schneller, wenn ich es selbst mache. Bis ich das alles erklärt habe, habe ich es selbst …«

Trainieren, anstatt nur probieren!

Michael Hyatt greift das Thema im 6. Kapitel seines Buches »Free to Focus« richtig praktisch auf. Er setzt da an, wo wir oft aufhören: »Ich habe versucht zu delegieren, aber es hat nicht geklappt. Dann habe ich es gelassen …« Hyatt verweist auf einen Punkt, den schon John Ortberg in seinem Buch »Das Leben nach dem du dich sehnst« anspricht: Probieren, statt trainieren. Wenn Leute aufgeben würden, nachdem sie etwas ein- oder zweimal probiert haben, dann gäbe es keine Musik, Technologie, Produktionen, Medizin … Nichts! meint Hyatt.

Nebenbei: Ich kann das Buch FREE TO FOCUS von Michael Hyatt nur sehr empfehlen. Es ist super praktisch, konkret und hilfreich!

Ich fühle mich schlecht, wenn ich delegiere!

Manche Führungskraft bekommt ein schlechtes Gewissen, wenn sie Aufgaben delegiert, an denen sie selbst keinen Spaß hat. Sie denkt, dass sie anderen mit der Delegation eine Last auferlegt. Aber das muss so nicht stimmen. Etwas, was mir keine Freude bereitet, kann einer anderen Person Mega-Spaß machen. Ich bin nicht der Maßstab. Meine Assistentin zum Beispiel liebt es, mit Sorgfalt die vielen Details eines Projektes zu bedenken und abzuarbeiten. Telefonate führen, Absprachen treffen, dann nochmals nachfassen … Wie sehr erleichtert mich ihre Tätigkeit und qualifiziert meinen Beitrag! Es nicht zu delegieren, wäre in meinem Fall fahrlässig.

7 Schritte- 5 Ebenen

Michael Hyatt beschreibt in 7 Schritten diesen Prozess und stellt 5 Ebenen der Delegation vor.

So kannst du es machen:

Entscheide, was zu delegieren ist
Entscheide, wer die beste Person dafür ist
Kommuniziere, wie du dir den Delegationsprozess genau vorstellst
Stelle die notwendigen Ressourcen zur Verfügung
Kommuniziere, was du genau von der Person erwartest, an die du delegierst
Lass jetzt erst einmal los, was du delegiert hast
Meilensteine: Gib das verabredete Feedback auf dem Weg

5 Ebenen der Delegation

Ebene 1:

Die Person, an die du delegierst, soll es genau so tun, wie du es ihr sagst.

»Hier ist, was du tun musst. Weiche nicht von meinen Anweisungen ab. Ich habe bereits die Optionen recherchiert und entschieden, was du tun sollst.“

»Hier ist, was du tun musst.« Niemand kann deine Gedanken lesen. Sage der Person explizit was du genau erwartest. Sei ganz klar!
»Weiche nicht von meinen Anweisungen ab.« Das setzt enge Grenzen und klärt deine Erwartungen.
»Ich habe bereits die Optionen recherchiert und entschieden, was du tun sollst.« Das liefert die Begründung und den Kontext dafür, warum du diese Stufe gewählt hast.

Ebene 1 eignet sich gut für Leute, die ganz neu, ganz unerfahren, entfernte Unterstützer … sind.

Ebene 2:

Die Person, an die du delegierst, soll dich so unterstützen, wie du es ihr sagst.

»Hier ist, was du tun musst. Ich möchte, dass du das Thema recherchierst und dich mit deinen Ergebnissen zurückmeldest. Wir werden es dann besprechen, ich werde eine Entscheidung treffen und dir sagen, was du tun sollst.«

Nochmals, jeder Satz ist wichtig, also wollen wir ihn für uns aufschlüsseln:

»Ich möchte, dass du Folgendes tust.« Sei deutlich. Es ist deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass deine Mitarbeitenden den Auftrag verstehen.
»Ich möchte, dass du das Thema recherchierst und mit deinen Ergebnissen zurückmeldest.« Kläre direkt, was du mit Recherche meinst. Willst du nur, dass der Mitarbeitende es googlet? Möchtest du, dass eine Online-Umfrage durchgeführt wird, mehrere Kunden angerufen oder Angebote von Anbietern eingeholt werden? Mit anderen Worten, hier klären Sie den Umfang der Recherche, die dein Mitarbeitender durchführen soll. Hier ist Klarheit gefragt.
»Wir werden es dann besprechen, und ich werde eine Entscheidung treffen und dir sagen, was du tun sollst.« An dieser Stelle setzt Du zwei kritische Erwartungen. Zuerst lässt du deinen Mitarbeitenden wissen, dass du ein Gespräch führen wirst, um ihre Ergebnisse zu besprechen. Zweitens stellst du sicher, dass klar ist, dass du derjenige bist, der die Entscheidung treffen wird.

Ebene 2 eignet sich für Mitarbeiter, die eigenständig Informationen besorgen können und dich so qualifizieren, eine gute Entscheidung zu treffen.

Ebene 3 – 5 kommen im Post am Donnerstag.