Besprechung konkret: So wird sie zum Erfolg

hand-936698_1280Führen ist Kommunikation. Das gilt trifft in allen Settings unserer Kultur zu. Im Betrieb, der Verwaltung, dem Verein und eben auch in der Kirche. Mit Kollegen, Kunden, Vorgesetzten. Im Einzelgespräch, dem Treffen, dem Meeting. Aber gerade diese Treffen werden immer wieder als ineffektiv erlebt. Was ist zu ändern? Wie gelingen diese Begegnungen und Arbeitstreffen? Welche Fehler sind zu vermeiden? Peter Neitzsch (dpa) hat acht gute Tipps zusammengetragen. Hier sind sie:

FEHLER BEI MEETINGS

  • Kein klares Ziel
  • Die Agenda ist überfrachtet
  • Zeiten werden nicht eingehalten
  • Die Teilnehmer sind unvorbereitet
  • Die Präsentation ist sterbenslangweilig
  • Die Teilnehmer sind nicht ganz bei der Sache
  • Der Chef redet, der Rest schweigt
  • Die Ergebnisse werden nicht umgesetzt

Wenn den Menschen nicht klar ist, weshalb ein Meeting einberufen wurde, hören sie auch nicht zu.

Fehler eins: Kein klares Ziel
Entscheidend für den Erfolg eines Meetings ist, dass die Teilnehmer eine Antwort wissen auf Fragen wie diese: Was mache ich hier? Warum dauert das so lange? Warum kommt der nicht zum Punkt? „Wenn den Menschen nicht klar ist, weshalb ein Meeting einberufen wurde, hören sie auch nicht zu“, sagt Kommunikationsberater Michael Gerharz aus Troisdorf. Bevor eine Konferenz angesetzt wird, sollte das Ziel des Treffens klar sein und was jeder einzelne Teilnehmer dazu beiträgt.

Fehler zwei: Die Agenda ist überfrachtet
„Wenn die Vorbereitungen gründlich und rechtzeitig erfolgen, wird das Meeting spannend und zielorientiert“, bestätigt Anita Bischof. Die Unternehmensberaterin aus Reinfelden hat einen Ratgeber zum Thema geschrieben. Sie sagt: „Das Ergebnis der Vorbereitung ist eine klare Agenda.“ Dafür sollte zunächst der Zweck des Meetings geklärt werden: Geht es um Information, um Diskussion oder um eine Entscheidung? Als Nächstes erhält jedes Thema ein fixes Zeitbudget.

„Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz.“

Fehler drei: Zeiten werden nicht eingehalten
Der beste Zeitplan nutzt nichts, wenn sich keiner daran hält. Karriereexperte Jochen Mai rät daher bei jedem Meeting zu Pünktlichkeit – am Anfang wie am Ende. „Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz.“ Dagegen helfe es, die Türen des Konferenzraums zwei Minuten nach Beginn abzuschließen. Ein anderer simpler Trick: „Einfach die Stühle weglassen. So haben die Teilnehmer automatisch weniger Interesse daran, dass sich die Ex-Sitzung unnötig in die Länge zieht.“ Ist die Zeit erst mal begrenzt, müssen sich alle fokussieren.

Fehler vier: Die Teilnehmer sind unvorbereitet
Damit ein Meeting gelingt, müssen sich alle einbringen. Doch daran hapert es oft: „Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht, was auf der Agenda steht oder was genau sie erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab“, sagt Mai. Er rät deshalb zu einem radikalen Schritt: eine schlecht vorbereitete Konferenz sofort abbrechen. Eine Alternative ist die „study hall“: Dabei lesen alle eine halbe Stunde vor dem Meeting gemeinsam die Memos, erläutert Gerharz. „Das soll die Qualität der Diskussion verbessern.“

„Der Meyer hat wieder gelabert.“

Fehler fünf: Die Präsentation ist sterbenslangweilig
Damit die Präsentation ankommt, sollte man im Wesentlichen zwei Punkte beachten: „Einerseits zum Punkt kommen, andererseits weg von drögen Power-Point-Präsentationen“, sagt Gerharz. Die Zuhörer könnten sich ohnehin nur einen Bruchteil davon merken. Wer hinterher über das Meeting berichten soll, wird sich nicht an 30 Folien erinnern. Ohne eine klare Botschaft heißt es dann nur: „Der Meyer hat wieder gelabert.“

Fehler sechs: Die Teilnehmer sind nicht ganz bei der Sache
Auch wer keinen Vortrag hält, sollte sich Gedanken darüber machen, welchen Eindruck er hinterlässt: „Ein Meeting kann Ihre Chance sein, sich mit Ideen zu profilieren“, sagt Berater Mai. „Aber es kann auch eine Stolperfalle werden, die den Chef an Ihren Fähigkeiten zweifeln lässt.“ Mit den Sitznachbarn tuscheln, den anderen Teilnehmern ins Wort fallen und Kollegen bloßstellen, macht keinen guten Eindruck. Auch wer zwischendurch auf dem Smartphone Mails beantwortet oder gar Anrufe annimmt, macht sich keine Freunde.

Auch wer zwischendurch auf dem Smartphone Mails beantwortet oder gar Anrufe annimmt, macht sich keine Freunde.

Fehler sieben: Der Chef redet, der Rest schweigt
Gerade bei großen Gruppen besteht immer auch ein Hierarchie-Gefälle. „Wenn die Teilnehmer dann sehr zurückhaltend sind, kann man zu Tricks greifen“, erklärt Bischof. So muss nicht immer der Chef die Konferenz leiten. Einzelne Punkte der Agenda können auch von verschiedenen Kollegen moderiert werden. „Eine andere Möglichkeit besteht darin, Arbeitsgruppen zu bilden und ein Problem im kleinen Kreis zu diskutieren.“ Außerdem gehört es zu einer offenen Diskussion, dass Ideen nicht gleich schlechtgemacht werden.

Fehler acht: Die Ergebnisse werden nicht umgesetzt
Erst die richtige Nachbereitung stellt sicher, dass die erfolgreiche Besprechung keine Eintagsfliege bleibt: „Um langfristig befriedigende Meetings zu haben, müssen Entscheidungen dokumentiert werden“, sagt Bischof. Außer bei besonders strittigen Themen reicht ein kurzes Ergebnisprotokoll dafür völlig aus. Kommunikationsprofi Gerharz empfiehlt, das Ergebnis gleich im Anschluss per Rundmail zu verschicken – am besten mit konkreten „action points“. Die sollten dann möglichst rasch umgesetzt werden.

Diese Punkte zeigen auf: Es gibt noch viel Luft nach oben. Führungskräfte packen das Thema an.

tod-durch-meeting-eine-leadership-fabel-1003724Buchtipp zur Verbesserung der Besprchungskultur: Tod durch Meeting von Patrick Lencioni

Der ganze Artikel von Peter Neitzsch ist im Internet hier aufzurufen.

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