WERKZEUGKISTE für LEITER (8): Die Infoflut organisieren

afterlight

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“ Das Frauenhofer-Institut für Produktionstechnik hat herausgefunden, dass Büromitarbeiter im Durchschnitt 32% ihrer Arbeitszeit verschwenden.

Die Hitliste der Zeitverschwendung

  1. Suchen der richtigen Dokumente
  2. Schlecht abgestimmte Prozesse: Wartezeiten, Liegezeiten, Engpässe
  3. Unproduktive Tätigkeiten im Büroalltag

Die Wissensexplosion, Infoflut auf allen Kanälen, der überquellende E-Mail Account und die wachsenden Papierstapel fordern auch Christen in verantwortlichen Rollen heraus. Viele sehnen sich nach Vereinfachung! Manche brennen aber angesichts der vielen Herausforderungen regelrecht aus. Was auf den ersten Blick wie eine „technische Frage“ aussieht, ist in Wahrheit eine Grundsatzfrage. Wer sie nicht gut beantwortet, dem hilft auch alle „Selbstorganisation“ nichts.

Die Grundsatzfrage …

… lautet: „Wofür soll ich meine Zeit investieren – worauf mein Leben konzentrieren?“ Tobias Faix spricht in seinem „Logbuch Berufung“ davon, dass es bei dieser Frage nicht um einen „Ego-Trip“ geht, sondern um den Lebensauftrag: „Wer ein erfülltes Leben sucht, hat keine andere Wahl, als zu fragen, was sich durch ihn erfüllen soll.“  Aktiv, nicht passiv, wozu sein Buch eine Hilfe werden kann. Denn „Richtung ist einfach wichtiger als Geschwindigkeit“, sagte mal jemand!

Digitale Ordnung

Jürgen Kurz, einer der führenden Experten für Ordnung in Büro (N-TV), hat sich dieser Frage gewidmet und berät Unternehmen und Organisationen in allen Größenordnungen.

  • Wie kann man die E-Mail-Flut entspannt meistern?
  • Wie kann ein Datenchaos vermieden werden kann?
  • Wie organisiert sich ein Team digital?
  • Wie steuert man die Infoflut intelligent?
  • Was hilft bei der digitalen Selbstorganisation?

Viele Tipps können direkt von seiner Homepage geladen werden!

Sein neues Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ ist eine lohnende Anschaffung für die Führungskräfte, die das Thema anpacken wollen. Es führt weiter, was der erste Band im „echten Büro“ an Ordnung schaffen konnte.

Rainer Wälde hat eine kurze Rezi zum digitalen Ratgeber verfasst, die ich hier mit freundlicher Erlaubnis „nachblogge“. 

aufgeräumt

Zugegeben, der Titel klingt für meinen Geschmack ziemlich reißerisch, aber da ich den Autoren seit Jahren als „schwäbischen Schaffer“ kenne, habe ich mich auf das Buch eingelassen. Jürgen Kurz räumt auf – überall dort, wo ihn Firmen in die Büros rufen. Effizienz-Profi nennt er sich selbst und packt an, damit aus überfüllten Arbeitsplätzen wieder entspannte Office-Zonen werden.

Wie beherrsche ich die E-Mail-Flut?

In seinem neuen Buch geht er jetzt gegen die digitale Flut vor, die Deutschlands Arbeitsplätze überschwemmt. Sein Augenmerk gilt der E-Mail-Seuche, die in kleinen Unternehmen und großen Konzerne für Frust und Überforderung der Mitarbeiter sorgt. Sein Prinzip des leeren Schreibtischs gilt auch für das Mailing-Programm. Jürgen Kurz empfiehlt: Der Posteingang sollte am Beginn des Arbeitstages und bei Feierabend leer sein. Wie bitte – träume weiter denke ich!

Doch dann gibt der Aufräum-Guru die praktischen Regeln vor, wie das zu schaffen ist: Zuerst alle alten Mails vom dem Posteingang in einen neuen Ordner „von Früher“ verschieben, dann die automatische Abholung von E-Mails deaktivieren. Laut Kurz gibt es nur noch zwei Zeitfenster im Tagesablauf, an denen Mail abgerufen und sofort bearbeitet werden: 30 Minuten vor der Mittagspause und 30 Minuten vor dem Feierabend – mehr nicht. Mit diesem Tipp sollen die E-Mail-Störungen im Tagesablauf unterbunden werden.

Die 5-Minuten-Regel “Für immer aufgeräumt” 

Jürgen Kurz rät auch von einer komplizierten Ordner-Struktur im Mail-Postfach ab. Alles was irrelevant ist, sofort löschen, was nur zur Info geschickt, direkt in den Ordner „erledigt“ verschieben. Ansonsten möglichst alle Mails, die innerhalb von 5 Minuten oder noch kürzer bearbeitet werden können, sofort erledigen und dann in den genannten Ordner verschieben. Längere Aufgaben kommen auf die to-do Liste – mit einem Termin in den Kalender. Danach ist der Posteingang wieder leer.

„Net schwätze, schaffe!“ sagen die Schwaben, wenn sie effizient sein wollen. Dank Jürgen Kurz und seinem Buch gilt dies jetzt auch für das digitale Datenchaos. In sieben Schritten widmet er sich täglichen Problemen, die jeder Berufstätige kennt. Er gibt konkrete Tipps, wie die Zettelwirtschaft durch eine digitale Ablage ersetzt wird, befasst sich mit Passwörtern und erklärt, wie Dokumente sinnvoll gespeichert werden, dass sie von jedem Mitarbeiter leicht gefunden werden.

Ein gelungenes Kompendium für das digitale Zeitalter

Jedes Kapitel bringt die wichtigsten Tipps kurz und knackig auf den Punkt, vielen Empfehlungen sind mit Screenshots und Beispielfotos direkt illustriert, dazu gibt es zahlreiche Download-Empfehlungen. Für mich ist dies ein rundum gelungenes Kompendium für das digitale Zeitalter – mein Buchtipp für alle, die ihren Spaß an der täglichen Arbeit möglichst lange behalten wollen.

Direkter Link zum Buch

rainer-waelde

Was Rainer Wälde sonst so denkt, bloggt und tut, kann hier gelesen werden.

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