WERKZEUGKISTE für LEITER (5) : Prioritäten setzen

(c) Lothar Krauss

(c) Lothar Krauss

Jeder kennt das, der Verantwortung trägt: Es gibt mehr zu tun, mehr Anfragen, mehr Mails, mehr Erwartungen zu erfüllen … als in der verfügbaren Zeit zu schaffen ist! Als die Kraft zulässt! Als zum eigentlichen „Lebensauftrag“ und „Berufungsauftrag“ passt. Jetzt müsste man einfach NEIN sagen können. Das ist immer wieder schwierig genug. Und selbst wenn geklärt ist, dass die Sache „irgendwie dazu gehört“, wie kann man dann schnell eine Aufgabe auf ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden lernen und so angemessene Prioritäten setzen?

Der Lebensauftrag …

Tobias Faix zeigt klug in seinem „Logbuch Berufung“ den Weg: „Wer ein erfülltes Leben sucht, hat keine andere Wahl, als zu fragen, was sich durch ihn erfüllen soll.“ Was soll ich mit meinem Leben tun, was ist meine Bestimmung, meine Berufung? Was soll sich durch mich erfüllen?  Der Harvard Business School Professor Bill George hat die Frage nach dem „Lebensauftrag“ in seiner True North Studie zu einer der fünf zentralen Fragen erklärt, die eine Führungskraft beantworten muss, um dauerhaft erfolgreich und zufrieden zu leiten.

Wer auf diese Frage auf Dauer keine grundlegende Antwort findet, wird auch mit seinen Prioritäten zu keiner Klarheit kommen.

Das Eisenhower-Prinzip

Der US-Amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969) hat seine Arbeit und Zeit mit dieser Idee organisiert, die dann nach ihm benannt wurde. Die Eisenhower-Methode, die auch als Eisenhower-Prinzip bezeichnet wird, stellt  eine knappe Form der ABC-Analyse dar. Jede Information oder Aufgabe wird beurteilt: Braucht es eine sofortigen Reaktion? Sind diese Informationen oder Aufgaben, die erledigt werden wollen, für die eigenen Ziele oder den Auftrag relevant?

Die Punkte werden dabei in einer Matrix geordnet und mit dem Gedanken an den eigenen Lebensauftrag, den aktuellen Arbeitsauftrag usw. überprüft: Passt das zu meinem Auftrag, meinen Zielen? Verwende ich meine Zeit wirklich für die richtigen Dinge?

Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Mit der Matrix kann man die zu erledigenden Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zusammenfassen und sinnvolle Prioritäten setzen. Mit der Methode erhält man damit gleichzeitig für jede Aufgabe eine eindeutige Handlungsanweisung:

  • Soll sie sofort von einem selbst,
  • oder erst später,
  • oder von jemand anderem
  • oder eventuell gar nicht bearbeitet werden.

Damit wird die Methode zu einem praktischen Hilfsmittel, besonders wenn schnell zu entscheiden ist, welche Tätigkeiten angepackt werden müssen. Anhand der Faktoren Dringlichkeit und Wichtigkeit ergeben sich nach der Eisenhower-Methode vier Kategorien, um Prioritäten zu setzen:

Folgende Prioritäten sind zu setzen:

Wichtig und dringend
Diesen Aufgaben brauchen die höchst Aufmerksamkeit. Sie sind sofort und ohne Verzögerung von einem selbst zu bearbeiten.
Wichtig, aber nicht dringend
Diese Tätigkeiten müssen zwar nicht sofort bearbeitet werden, sie sind aber so wichtig für unseren Lebensauftrag, Projekt …, dass wir sie selbst erledigen und in unsere Planung fest aufnehmen müssen. Diese Aufgaben darf man nicht aus den Augen lassen. Wenn sie in Vergessenheit geraten oder nicht bewusst geplant werden, tauchen sie irgendwann in der Kategorie „Wichtig und dringend“ auf. Das kann ungünstig sein!
Nicht wichtig, aber dringend
Wenn möglich, sollten diese Aufgaben an kompetente Mitarbeiter delegiert werden oder aber wir bearbeiten sie selbst, nachdem wir die wichtigeren Aufgaben erledigt haben. Oft arbeiten wir in dieser Kategorie! Im Blick auf den Lebensauftrag kann das ungünstig sein. Man macht zwar viel, bewegt aber wenig!
Weder wichtig noch dringend
Mit diesen Aufgaben sollten wir nicht unsere Zeit verschwenden. Ohne weitere Bedenken wandern diese Aufgaben in den Papierkorb, um Zeit für die wesentlichen Aufgaben zu gewinnen. Hier sind manchmal unsere „Lieblingsaufgaben“, „Hobbys“ … anzutreffen. Dabei verschwenden wir wertvolle Zeit mit unseren vermeindlichen „Liebhabereien“. (Internet surfen, Newsportale scannen, Zeitung lesen, TV …) Das sollten wir aus der Arbeit, aus den Projekten … entfernen und in die Freizeit verlegen, wenn wir es so wollen. 
Matrix - Wichtig | Dringend
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3 Antworten zu WERKZEUGKISTE für LEITER (5) : Prioritäten setzen

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